生豆在庫の管理方法｜Excelでどこまで管理すればいい？

「この生豆、あと何kgあったっけ？」

焙煎しようとして袋を持ち上げ、残量を確認する。

最初のころは、それで十分でした。

生豆は数種類。仕入れた袋も一つずつ。どの豆がどれくらい残っているかは、だいたい頭に入っています。

Excelを作るほどでもないし、まして在庫管理システムなんて必要ありません。

ところが、焙煎を続けていると少しずつ状況が変わってきます。

前回仕入れたエチオピアが少し残っているところに、新しいエチオピアが届く。

前回は1,900円/kgだったのに、今回は2,150円/kg。

昨日は500g焙煎した。その前には、サンプル用に少し使った気もする。

袋を見ると、まだそれなりに入っている。

「……結局、今どれだけ残っているんだろう？」

生豆の在庫管理を考え始めるのは、こういうタイミングではないでしょうか。

在庫管理が必要になるかどうかは、ロースターの規模だけでは決まりません。

豆の種類が増えた。同じ豆を追加で仕入れるようになった。仕入価格が変わった。焙煎する回数が増えた。誰かと一緒に作業するようになった。

こうした変化が少しずつ重なると、それまで頭の中で管理できていたものが追えなくなってきます。

だからといって、いきなり専用の在庫管理システムを導入する必要もありません。

生豆が数種類なら、まずは「豆名と残量」だけでも十分です。

そこから必要になったタイミングで、次の情報を残せるようにしていけばいい。

「何を仕入れたか」「どのロットを使ったか」「なぜ在庫が減ったか」

この記事では、生豆の在庫管理が少し必要になってきたロースターに向けて、ExcelやGoogleスプレッドシートから始められる管理方法を、実際の運用が複雑になっていく順番に沿って整理します。

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まずは「豆名と残量」だけでもいい

生豆の種類が少なく、同じ豆の古い袋と新しい袋が重ならないうちは、次のような表でも十分です。

エチオピア  5kg
ブラジル    8kg
グアテマラ  3kg

これで「何を仕入れるべきか」「今日使いたい豆が足りるか」を判断できているなら、無理に項目を増やす必要はありません。

在庫管理は、細かい記録を作ることではなく、今の現場で必要な判断ができることが目的です。

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では、いつから管理を増やせばいい？

次のうち、今の現場に当てはまるものがあるか確認してみてください。

• 同じ豆を追加で仕入れるようになった
• 古い袋と新しい袋が同時に残る
• 仕入価格が変わる
• どのロットを焙煎したか分からなくなる
• 焙煎回数が増えた
• サンプルや廃棄など、焙煎以外でも豆が減る
• Excelの数字と実際の残量が合わない
• 他の人も生豆を使う

2〜3個当てはまるなら、豆ごとの残量だけを記録する状態から、一段進めてもよいかもしれません。

全部を一度に管理する必要はありません。まず、今分からなくなっている情報だけを記録できるようにします。

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生豆在庫は3段階で管理すると考えやすい

生豆在庫の管理は、次の3段階に分けると考えやすくなります。

Level 1 — 豆ごとの残量

「何が何kgあるか」を管理します。

同じ豆の仕入れが重ならず、残量だけで仕入判断できる状態に向いています。

Level 2 — 仕入れロット

「どの仕入れ分が何kgあるか」を管理します。

同じ豆を追加で仕入れたり、仕入れごとに単価が変わったりする状態に向いています。

Level 3 — 在庫の増減履歴

「なぜその残量になったか」を管理します。

入荷・焙煎・サンプル・廃棄・棚卸を履歴として残したい状態に向いています。

全員がLevel 3まで管理する必要はありません。今の運用で追えなくなってきたところまで進めれば十分です。

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同じ「エチオピア」でも、同じ在庫とは限らない

冒頭のように、前回仕入れたエチオピアが残っているところへ、新しいエチオピアが届いたとします。

これを単純にまとめると、次のようになります。

エチオピア  6.2kg

総量は分かりますが、1,900円/kgと2,150円/kgのどちらを焙煎に使ったのか、古い仕入れ分がどれだけ残っているのかは分かりません。

そこで、「生豆」と「仕入れロット」を分けます。

• 生豆：エチオピア イルガチェフェという「何の豆か」
• 仕入れロット：4月10日入荷分、7月18日入荷分という「どの仕入れか」

同じ生豆でも、仕入日・仕入先・単価・入荷量が違えば、別のロットとして記録します。

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Excelで始めるなら3つの表を作る

Level 2以降をExcelやGoogleスプレッドシートで管理するなら、次の3つの表を作ります。

列名は日本語でも構いません。ここでは表同士のつながりが分かりやすいように、IDや増減量の列名を英字にしています。

Sheet 1 — 生豆マスター

「何の豆か」を管理する表です。 同じ豆を繰り返し仕入れても変わりにくい情報をまとめます。

Sheet 2 — 仕入れロット

「いつ・どこから・いくらで仕入れたか」を管理する表です。 入荷のたびに1行追加します。

Sheet 3 — 在庫増減履歴

「いつ・なぜ増減したか」を管理する表です。 在庫が動くたびに1行追加します。

この3つの表があれば、「何を、いつ、どこから、いくらで仕入れ、なぜ在庫が増減したか」を追えるようになります。

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「現在庫」を直接書き換えない

Excelでよく起こるのが、現在庫のセルをその都度書き換える運用です。

5kg
↓
500g焙煎
↓
4.5kgに書き換える

現在の残量は分かりますが、後から「なぜ4.5kgになったのか」を確認できません。

そこで、現在庫そのものを書き換えるのではなく、増減を1件ずつ残します。

+5,000g  入荷
-500g    焙煎
-30g     サンプル
-20g     棚卸調整

この場合の現在庫は、増減を合計した結果です。

5,000 - 500 - 30 - 20 = 4,450g

現在庫 = 入荷・焙煎・サンプル・棚卸などの増減の結果

という形にすれば、残量だけでなく「なぜ減ったか」も分かります。

増減の種類は、最初から細かくしすぎなくても構いません。

purchase   入荷
roast      焙煎使用
sample     サンプル使用
disposal   廃棄
stocktake  棚卸調整
other      その他

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焙煎記録とつなげると、在庫管理がもっと役立つ

在庫増減履歴の「焙煎」を、実際の焙煎記録とつなげます。

Roast #101
使用ロット：ETH-002
投入量：500g
焙煎後重量：418g

この記録があれば、どの仕入れロットを500g使ったのかが分かり、そのロットの在庫を減らせます。

さらに、仕入単価と投入量から原価を計算し、投入量と焙煎後重量から歩留まりを確認できます。

仕入れ → 在庫 → 焙煎 → 歩留まり → 原価

という流れが一つにつながります。

詳しい計算方法は、コーヒー焙煎の歩留まりと焙煎豆100gの原価計算で整理しています。焙煎記録に残す項目は焙煎記録には何を残す？も参考にしてください。

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「Excelの数字と袋の中身が合わない」は普通に起こる

月末に袋を量ったら、Excelの残量と実際の重さが違っていた。

Excel  3,950g
実際   3,920g

これは珍しいことではありません。

• 計量誤差
• こぼれ
• サンプル使用
• 廃棄
• 記録漏れ

といった理由で、帳簿上の在庫と実在庫は少しずつずれます。

差は次の式で確認します。

棚卸差異 = 実在庫 - 帳簿在庫

この例では、棚卸差異は-30gです。

Excelの現在庫を3,920gへ直接書き換えるのではなく、在庫増減履歴へ次の1行を追加します。

stocktake  -30g  月末棚卸

こうしておけば、差を合わせながら、「いつ、どれくらい在庫がずれたか」も残せます。

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Excelで十分なのはどこまで？

Excelで困っていないなら、そのままで構いません。

一方、次のような作業が増えてきたら、Excelの使い方や管理方法を見直すタイミングです。

• 毎日の焙煎後に在庫を更新している
• 同じ生豆の仕入れロットが複数並行する
• 複数人で同じ表を更新する
• 焙煎記録と在庫表へ同じ使用量を二重入力している
• 原価表にも同じ仕入単価や投入量を入力している
• 棚卸差異の原因を追えない
• 「あと何日持つか」を毎回計算している

この段階で問題になるのは、Excelそのものではなく、同じ情報を別々の場所で管理することです。

入荷した量を在庫表へ、焙煎した量を焙煎記録と在庫表へ、仕入単価を在庫表と原価表へ入力する。表が増えるほど、転記の手間と入力漏れも増えていきます。

管理ツールを検討するときは、機能の多さよりも、仕入れロット・在庫増減・焙煎記録・原価を一度の入力でつなげられるかを確認します。

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在庫管理の目的は「正しいkgを眺めること」ではない

在庫管理を始めたときに知りたいのは、まず「あと何kgある？」ということです。

しかし、記録がたまってくると、次の判断にも使えるようになります。

• あと何日持つ？
• いつ仕入れる？
• 次の販売予定には何kg必要？
• この豆はいくらで製品になった？

同じ8kgの在庫でも、1日100g使う豆と1日2kg使う豆では、仕入れの緊急度が違います。

直近の消費ペースが分かれば、次の計算で仕入判断につなげられます。

推定残日数 = 現在庫 ÷ 1日あたり平均使用量

登録不要で確認したい場合は、生豆在庫残日数計算ツールを使えます。販売予定から必要な生豆量を逆算したい場合は、生豆必要量計算ツールも利用できます。

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まとめ — 袋を持ち上げれば分かっていた在庫が、分からなくなったら

最初は、袋を持ち上げればだいたい分かっていた生豆の在庫。

それが少しずつ分からなくなってきたのは、豆が増えたり、仕入れが重なったり、焙煎する回数が増えたりして、追いかける情報が増えてきたからです。

だから、最初から完璧な在庫管理を作る必要はありません。

まずは豆名と残量。

必要になったら仕入れロット。

さらに必要になったら、入荷・焙煎・棚卸の増減履歴。

今の現場で追えなくなってきたものから、一つずつ記録できる形にしていけば十分です。

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Excelでの管理が複雑になってきたら

Excelで十分に管理できている間は、そのまま続けて構いません。

IRIDOMEでは、生豆と仕入れロットを分け、仕入れごとの価格・入荷量・残量と、焙煎時の使用ロット・在庫消費・歩留まり・原価をつなげて管理できます。

同じ情報を在庫表、焙煎記録、原価表へ何度も入力するようになったら、IRIDOMEも選択肢の一つです。