IRIDOME在庫管理の選び方
在庫管理ツールって必要？
今の在庫表を続けるか迷うハル。ナギと、道具を変える前に確かめたい仕事の負担を考えます。
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紙や表計算で、今の残量と増減の理由を確かめられ、使う人同士でも共有できているなら、その方法を続けられます。在庫管理ツールを考えたいのは、記録を探す、照合する、直す仕事が増えてきたとき。今の管理で困っている場面から、必要性を見ていきましょう。
紙や表計算で、必要な答えが出せているか
ハル
生豆の在庫は表計算で管理しています。専用のツールも、早めに使い始めたほうがいいんでしょうか？
ナギ
今の表で、使いたい豆がどれだけ残っているか、なぜ減ったかを確かめられるなら、続けられるよ。更新する人やタイミングが決まっていて、必要なときに記録を見返せるかを見てみよう。
例えば、仕入れた豆のまとまりである「ロット」が少なく、同じ人が入荷から焙煎まで記録しているなら、紙や表計算でも流れを追いやすいでしょう。表計算は、使う項目や並べ方を自分の仕事に合わせられる点も便利です。
次の3つを、普段の記録で確かめてみます。
- 残量： 今日使うロットが、今どれだけ残っているか分かる
- 増減の理由： 焙煎やサンプルに使った量、棚卸で直した量をたどれる
- 共有： 別の人が見ても、どの焙煎まで在庫に反映したか分かる
この確認が短時間でできていれば、今の方法を続ける理由になります。記録項目を整えたい場合は、生豆在庫の管理方法で、ロット表と増減履歴の書き方を確認できます。
ロットや担当者が増えたとき、何に時間がかかる？
ハル
豆の種類は同じでも、前の仕入れ分が残っていたり、別の人が焼いたりすると、確認が増えるんです。
ナギ
そうなると、どの仕入れ分を、どの焙煎で使ったかをつなげて見たいね。担当者に聞いたり、日報と在庫表を突き合わせたりする回数が増えていれば、ツールで減らせる仕事がありそうだよ。
見直す目安になるのは、次のような場面です。
表は横にスクロールできます →
| 増えてきた仕事 | 欲しいつながり |
|---|---|
| 同じ豆の仕入れ分が重なり、使ったロットを調べ直す | 仕入れロットと、そのロットを使った焙煎記録 |
| 複数人で入力し、在庫への反映漏れや二重反映を確認する | 焙煎の実績と、在庫が減った記録 |
| 棚卸のたびに差が出て、前回の修正理由を探す | 在庫の増減量と、その日付・理由 |
ロット数や焙煎量が同じでも、確認にかかる時間は運用によって変わります。「いつ、何を確かめるために手が止まったか」を残すと、必要な機能が具体的になります。
例えば「誰かが在庫表を更新したか分からない」という困りごとなら、まず更新する担当とタイミングをそろえる方法があります。それでも焙煎日報と在庫表の照合が毎回必要なら、記録を連動させる道具を検討しやすくなります。
棚卸の差も、量った日と調整の理由を残せば、繰り返している原因を探せます。ツールを比べる際は、残量を見る操作に加えて、その数字になった経緯をたどれるかを確認しましょう。
月額と、照合・修正にかかる負担を比べる
ハル
使えば楽になりそうですが、毎月の料金を払うほど困っているのか、まだ迷います。
ナギ
今月、在庫を確かめたり直したりした時間を数えてみよう。日々の入力だけでなく、数字が合わずに調べ直した時間も入れると、減らしたい負担が見えてくるよ。
例えば、在庫の照合と修正に月3時間かかり、候補のツールを使うと月1時間に減らせる見込みなら、差は月2時間です。自分の作業時間を1時間1,500円として考えるなら、月3,000円相当の時間になります。
この目安と月額料金を並べ、空いた時間を焙煎や販売に回せるかを考えます。最初の設定、操作を覚える時間、導入後も残る入力の手間も含めて比べましょう。
記録の間違いで余分な発注や急な買い足しが起きているなら、その追加費用も振り返ります。頻度が分からないものは、直近の実例を集めてから判断すると、自分の店に合った比較になります。
逆に、照合がほとんど要らず、更新も負担になっていなければ、今の方法を続ける選択ができます。次に担当者が増える、同じ豆の仕入れが重なるなど、運用が変わるときに見直しましょう。
困っている場面を一つ決めてから、道具を選ぶ
ハル
うちでは、別の人が焼いたあとに、どのロットを使ったか確認するのが一番の手間ですね。
ナギ
それなら、焙煎記録から使用ロットと残量をたどれるかを確かめよう。普段その確認をしている人が迷わず見られると、導入する理由もはっきりするね。
候補を探す前に、次の3つを短く書いておきます。
- 減らしたい仕事： 使用ロットを担当者に聞き、在庫表と照合すること
- 確かめたい結果： 焙煎記録から、使ったロット・量・残量まで分かること
- 続けやすさ： 普段記録する人が、無理なく入力と確認を続けられること
このように困りごとが具体的になってから、焙煎管理ソフトの選び方で、候補の比べ方や確認手順を見てみましょう。
IRIDOMEのTeam・Proプランでは、実際に使った生豆ロットを焙煎に割り当て、焙煎を確定すると、そのロットの在庫から投入量が減ります。使用ロットと実測重量をもとに、歩留まりを反映した材料原価も確認できます。
Freeプランは焙煎記録から始められます。在庫とのつながりが必要になったら、料金ページでTeam・Proプランの利用条件を確認してください。今の管理で手間がかかる場所を一つ見つけることが、道具を選ぶ出発点になります。